От идеи до готового проекта — с ИИ
Пара человек, много волонтёров, несколько грантов с разными условиями и правление, которое собирается раз в месяц, — как уследить, чтобы обещанные мероприятия были выполнены, а каждый евро гранта правильно отражён в отчёте? Projektiassistent собирает проекты организации в одну среду: план с графиком, бюджетом, рисками и ответственными готов за минуты, заявка создаётся из того же плана, а правление видит состояние всех проектов в одном окне.
Проектам НКО не место в Excel, почте и ноутбуке одного активиста
Заявка, бюджет, список волонтёров, решения правления и сроки отчётов часто разбросаны по разным файлам и почтовым ящикам. Projektiassistent собирает их в одном проекте и помогает проверить реализуемость ещё до подписания договора о гранте.
Всё держится на одном человеке
Реальное состояние проекта знает один активист. Если он заболеет, переедет или сменит работу, вместе с ним исчезнет и память проекта.
Время волонтёров ограничено
Люди работают по вечерам и выходным. Если задача, срок и ответственный не ясны, работа просто не будет сделана.
Каждый евро должен сходиться
Несколько грантов с разными условиями, софинансирование и скромный бюджет. Путаница в учёте выясняется только при подготовке отчёта — когда исправить уже трудно.
Отчётность отнимает время у дела
Для отчёта грантодателю мероприятия, расходы и результаты приходится собирать из разных мест — время, которое должно было уйти целевой группе.
Прежде чем правление подпишет: проект действительно готов?
Хорошо написанная заявка и проект, готовый к решению, — не одно и то же. Перед запуском цель, мероприятия, ответственные, роли волонтёров, бюджет, софинансирование и условия финансирования должны быть согласованы между собой. Контрольные точки, предупреждение бюджета и сигналы внимания показывают, чего ещё не хватает.
- Контрольные точки до запуска
Покрытие софинансирования, подтверждение партнёра и условия финансирования можно зафиксировать как вехи, которые утверждает ответственный, — система сохраняет, кто и когда утвердил. Проект остаётся в статусе «Черновик», пока правление не решит его запустить.
- Противоречия на виду
Если расходы превышают бюджет, блок бюджета показывает предупреждение; критический путь показывает прогнозируемое завершение и укладывается ли срок в зависимости — до решения, а не когда деньги уже потрачены.
- Скромный бюджет под контролем
Статьи расходов в нетто и с НДС отдельно, по категориям и статусам (запланировано, обязательство, счёт, оплачено), зарезервировано, использовано и свободный остаток в реальном времени — каждый евро отслеживается.
Для чего НКО используют Projektiassistent
Вы получаете план под конкретный проект, а не пустой шаблон. ИИ учитывает специфику НКО — скромный бюджет и софинансирование, ограниченное время волонтёров, партнёров и собственные условия каждого грантодателя.
Общественные проекты
Деревенские площади, дома общин и местные инициативы — мероприятия, дни толоки, бюджет и ответственные в одном плане.
События и дни общины
Деревенские праздники, ярмарки и благотворительные мероприятия — организация, волонтёры и коммуникация вместе.
Кампании и просветительская работа
Информационные и вовлекающие кампании — сообщения, каналы и сроки, связанные с целями и показателями.
Обучение и программы наставничества
Серии тренингов, мастерские и наставничество — модули, тренеры, участники и график всей программы.
Молодёжные и социальные проекты
Работа с молодёжью, мероприятия для пожилых и людей с особыми потребностями — долгие программы с чёткими ответственными.
Экология и толоки
Толоки по уборке, экологическое просвещение и природоохранные инициативы — сезонные мероприятия и роли волонтёров зафиксированы.
Вовлечение волонтёров
Роли, задачи и сроки чётко распределены — каждый знает, чего от него ждут, даже когда времени мало.
Сетевые и партнёрские проекты
Зонтичные организации и партнёрства — общий график, ответственность партнёров и зависимости между проектами.
Развитие организации и грантовые проекты
План развития, укрепление потенциала и грантовые проекты KÜSK, LEADER или самоуправления — условия в плане с самого начала.
Как проект НКО проходит путь от идеи до отчёта
Пример: деревенское общество хочет вместе с жителями на толоках обустроить деревенскую площадь и провести там день открытия. Один и тот же проект проходит все этапы в одной среде — никому не нужно переписывать информацию из файла в файл.
Идея
«Хотим обустроить деревенскую площадь вместе с жителями на толоках». Вы описываете проект парой предложений, а ИИ составляет из этого структурированный черновик плана.
Предварительная оценка
Мероприятия, дни толоки, роли волонтёров, договорённость с владельцем земли, бюджет, софинансирование и риски продумываются до того, как что-либо утверждено.
Решение правления
Правление видит, реалистичен ли проект силами организации, сколько он стоит, какое нужно софинансирование и какие риски с ним связаны.
Финансирование
Из того же плана ИИ готовит заявку по мере LEADER и при необходимости самоуправлению — для каждого отдельно, ничего не переписывая.
Реализация
Ганта, задачи, ответственные и реестр рисков. Волонтёры видят свои задачи, а если день толоки сдвигается, влияние на последующее видно сразу.
Отчётность
Выполненные мероприятия, использование бюджета, принятые решения и результаты — содержание отчёта для грантодателя и общего собрания из тех же данных.
Одна организация, несколько проектов и грантов — всё в одном окне
Projektiassistent предназначен не только для управления одним проектом. В пакете Бизнес грантовые проекты, события, программы и внутреннее развитие организации собираются в портфель, где у каждого проекта есть оценка здоровья.
Председатель правления, исполнительный директор или член правления сразу получает ответы:
- Какие проекты и гранты сейчас идут?
- Какие отстают от графика или у каких приближается срок отчёта?
- Где есть угроза перерасхода бюджета или срыва сроков?
- Кто из наших немногих людей перегружен?
- Какие решения ждут заседания правления?
Что будет, если проект изменится?
В проекте НКО всегда что-то меняется: грант меньше ожидаемого, ключевой человек выбывает или толоку переносят. Симуляция what-if в пакете Бизнес показывает влияние задержки на окончание проекта до того, как правление примет решение.
Грант меньше ожидаемого
Скорректируйте статьи расходов — блок бюджета сразу покажет свободный остаток и предупредит, если расходы превышают бюджет. Решение правления о том, от чего отказаться, сохраняется в журнале решений.
Ключевой человек выбывает
Планирование ресурсов показывает открытые задачи, часы и загрузку в процентах по каждому человеку — если руководитель проекта или активный волонтёр уходит или не успевает, видно, кому передать работу.
Событие переносится
Выберите задачу толоки или события, введите задержку в днях и посмотрите, насколько сдвинется окончание проекта. Симуляции сохраняются в истории.
От цели организации к реальным мероприятиям — и обратно к грантодателю
Цель, записанная в уставе, ничего не меняет, пока не дойдёт до конкретного проекта, бюджета и ответственного. В Projektiassistent вся эта цепочка в одном месте — поэтому на вопрос «что мы сделали на этот грант?» есть ответ.
- Цель организации
- План развития
- Потребность общины
- Проект
- Мероприятия
- Ответственные и волонтёры
- Бюджет
- Результаты
- Отчёт грантодателю
- Сводка для грантодателя или общего собрания
ИИ-сводка статуса за несколько секунд даёт текущее состояние проекта. Документ проекта экспортируется в PDF или DOCX с одним из пяти шаблонов оформления — форму грантодателя не приходится заполнять с нуля.
- Решения правления не теряются
Каждое важное решение сохраняется с обоснованием, автором решения, статусом и датой. Когда правление меняется, новый состав видит, что, когда и почему было решено.
- Заявлено и сделано
В пакете Бизнес журнал аудита фиксирует крупные изменения с автором и временем, а прежние версии можно восстановить. Видно и можно показать грантодателю, как проект изменился от заявки до реализации и почему.
Финансирование гражданского общества — заявка из того же плана
ИИ собирает цели, план действий, бюджет, риски и команду в структурированную заявку для выбранной программы финансирования. К одному проекту можно создать несколько заявок для разных грантодателей — в пакете Standard 3 в месяц, в пакете Бизнес без ограничений. Пакет Standard стоит 29 €/мес — он подходит даже организации со скромным бюджетом.
Фонд гражданского общества (KÜSK)
Проектные гранты и гранты на развитие для организаций гражданского общества — заявка из вашего плана, а не с чистого листа.
LEADER
Гранты местных групп действия на общественные и сельские инициативы — влияние на регион и устойчивость чётко описаны.
Самоуправления, фонды и программы ЕС
Проектные гранты самоуправлений, фонды и такие программы, как Erasmus+, — один план, несколько заявок с разными условиями.
Веб-адрес страницы программы можно указать при составлении плана, и ИИ учтёт её содержание, чтобы вы могли проверить заявку до подачи. О выделении гранта и допустимости расходов всегда решает грантодатель — KÜSK, местная группа действия, самоуправление или фонд.
Excel хорош для списка. Нескольким грантам и команде волонтёров нужна система.
Excel — неплохой инструмент, просто он не создан для управления несколькими грантами, задачами волонтёров, зависимостями и решениями правления. Вот где его перестаёт хватать.
| Projektiassistent | Excel | |
|---|---|---|
| Состояние проекта | Живой проект, обновляется вместе с работой | Статичная таблица, обновляется вручную |
| Задачи волонтёров | Ответственный и срок у каждой задачи | Список, который кто-то обновляет вручную |
| Бюджет | Нетто, НДС и остаток в реальном времени | Формулы, которые расходятся в копиях |
| Отчёт грантодателю | ИИ-сводка статуса из тех же данных | Составляется вручную |
| Где информация | Одна проектная среда | Файлы, письма и личные ноутбуки |
| Решения правления | Журнал решений с обоснованием | В протоколах и письмах |
| Несколько проектов | Портфель всей организации (Бизнес) | Один файл за раз |
Волонтёры приходят и уходят — доступ под контролем
В проектах НКО участвуют волонтёры, партнёры и члены правления, состав которых меняется. Не всем нужен доступ ко всему, а когда человек уходит, его доступ должен сразу прекратиться. Права проверяются при каждом запросе. Уровни прав и журнал решений есть в каждом пакете; журнал аудита, версии и рабочие пространства — в пакете Бизнес.
Ролевые права
Три уровня прав: Просмотр, Редактор и Администратор. Волонтёр получает право Редактора, партнёр или член правления — право просмотра: видит и комментирует, но ничего не меняет.
Приглашения и отзыв доступа
Волонтёров приглашают по e-mail, и они сами решают, присоединиться ли. Когда кто-то уходит, доступ можно сразу убрать.
Рабочие пространства
Организации-члены зонтичной структуры или отдельные программы в своих рабочих пространствах; профиль роли определяет, какие модули пользователь видит или меняет.
Журнал аудита
Крупные изменения, решения, риски и утверждения на единой временной шкале — с автором и временем.
Зашифрованное соединение
Весь трафик через HTTPS с HSTS; каждый запрос проверяет, что данные принадлежат среде, к которой у пользователя есть доступ.
Экспорт данных и GDPR
«Экспортировать мои данные» скачивает копию персональных данных, «Удалить мой аккаунт» удаляет аккаунт; документ проекта экспортируется в PDF или DOCX.
Если у вашей организации есть вопросы по защите данных, которые хотите обсудить до внедрения, напишите нам — ответим по каждому вопросу. Контакты →
Подходящая методология для проекта НКО
Простой проект для небольших событий и кампаний с минимальными издержками; поток Kanban для постоянной деятельности; вехи и диаграмма Ганта для грантовых проектов — видны сроки, важные для грантодателя. Смена методологии не меняет суть проекта.
Начните с одного реального проекта, а не со всей организации
Новый инструмент не нужно внедрять сразу во всей организации. Быстрее всего польза видна, если взять один текущий или планируемый проект и провести его через Projektiassistent.
Один проект
Выберите следующий грантовый проект или событие и составьте его план. Пробный период — 14 дней (до 3 проектов), карта не нужна.
Пилот с командой
Пригласите руководителя проекта, бухгалтера, пару активных волонтёров и правление — каждого со своими правами. Первая сводка статуса покажет, экономится ли время.
Вся организация
Если пилот удался, в пакете Бизнес добавьте в портфель остальные проекты; зонтичная организация может разделить организации-члены по рабочим пространствам.
Частые вопросы от НКО
Подходит ли Projektiassistent небольшой НКО без штатного руководителя проектов?
Да. Начать можно с одного проекта и пары пользователей — пакет Standard включает Ганта, Kanban, риски, бюджет и ИИ-план до 20 активных проектов. План составляется по описанию в пару предложений, а у каждой задачи есть ответственный и срок, поэтому волонтёры, работающие по вечерам, знают, чего от них ждут. Зонтичной организации пакет Бизнес добавляет портфель, рабочие пространства, профили ролей и до 100 активных проектов.
Можно ли одновременно следить за несколькими проектами и грантами?
Да. Портфель в пакете Бизнес показывает все проекты организации на одном экране: у каждого есть оценка здоровья (в графике, на контроле, под угрозой, заблокирован), а просроченные задачи и риски видны как сигналы. В любом пакете рабочий стол показывает число просроченных задач и ваши ближайшие сроки. Сроки отчётов можно добавить как вехи, поэтому срок промежуточного или итогового отчёта не станет сюрпризом.
Помогает ли он с заявкой и отчётом по гранту KÜSK, LEADER или самоуправления?
Да. ИИ готовит из того же плана структурированную заявку для выбранной программы, а к одному проекту можно создать несколько заявок для разных грантодателей (в пакете Standard 3 в месяц, в пакете Бизнес без ограничений). Содержание отчёта — выполненные мероприятия, использование бюджета и результаты — складывается из данных проекта, а не из поиска по папкам. О выделении гранта и допустимости расходов всегда решает грантодатель.
Как следить за скромным бюджетом и несколькими грантами?
У каждой статьи расходов есть описание, категория, статус (запланировано, обязательство, счёт, оплачено), сумма нетто и ставка НДС — НДС и брутто рассчитываются автоматически, а в примечаниях можно указать, за счёт какого гранта идёт расход. Показатели «Зарезервировано», «Использовано» и «Свободный остаток» обновляются после каждой статьи, а при превышении бюджета появляется предупреждение. Покрытие софинансирования можно зафиксировать как утверждаемую веху — проект остаётся в статусе «Черновик», пока вы не решите его запустить.
Можно ли дать волонтёрам, партнёрам и правлению разные права?
Да. При совместном доступе к проекту три уровня прав — Просмотр, Редактор и Администратор, — поэтому волонтёр как Редактор обновляет задачи, правление или партнёр следят за ходом проекта и комментируют, ничего не меняя, а общему собранию или грантодателю можно передать документ проекта в PDF или DOCX. Волонтёров приглашают по e-mail, а когда кто-то уходит, доступ можно сразу убрать. В пакете Бизнес добавляются рабочие пространства, например по организациям-членам зонтичной структуры, и профили ролей, задающие уровень каждого модуля (нет, просмотр, управление).
Заменяет ли Projektiassistent бухгалтерию или реестр членов?
Нет. Это среда для планирования и управления проектами — план, график, бюджет, риски, решения и отчёты. Бухгалтерия, годовой отчёт и данные членов остаются в своих системах; бюджет проекта нужен для учёта расходов по гранту и отчётности грантодателю. В пакете Бизнес Projektiassistent можно связать с существующими системами через API-токены и вебхуки.
Как защищены данные, если волонтёры приходят и уходят?
Права проверяются при каждом запросе, а доступ ушедшего волонтёра можно сразу убрать. Весь трафик зашифрован (HTTPS и HSTS); в пакете Бизнес изменения записываются в журнал аудита с автором и временем. Пользователь может скачать копию своих персональных данных и удалить аккаунт. Подробное описание обработки данных — в политике конфиденциальности.
Можно ли начать с одного проекта?
Да, и это самый разумный путь — например, со следующего грантового проекта или события. Пробный период длится 14 дней, включает до 3 проектов и 20 ИИ-запросов и не требует карты. ИИ-заявки на финансирование и функций пакета Бизнес (портфель, what-if, рабочие пространства) в пробном периоде нет — если хотите увидеть их и свой проект заранее, запросите демо через страницу контактов.
Сделаем следующий проект вашей организации готовым к решению
Попробуйте 14 дней бесплатно — 3 проекта и 20 ИИ-запросов, без карты. Хотите сначала увидеть, как это выглядит на вашем проекте? Запросите демо.