Kõik, mida tahad teada

Alustamiseks piisab neljast asjast: projekti eesmärk, valdkond, ajaraam ja eelarve. Mida täpsem on sisend, seda kvaliteetsem on tulemus. Eriti tugeva tulemuse saad siis, kui lisad viite konkreetsele seadusele, määrusele või rahastusmeetmele — süsteem kasutab seda teejuhina, et projekt vastaks kõigile nõuetele.

AI koostab tervikliku projektiplaani, mis sisaldab projektikirjeldust, tegevuskava etappide ja ülesannetega, ajakava, ressursivajaduse hinnangu ning riskide ja sõltuvuste analüüsi. See ei ole lihtsalt tekst — tulemus on struktureeritud plaan, mida saad kohe kasutama hakata.

Jah. Projekti loomise juures on AI-täiendamise funktsioon, mis aitab su algse mõtte selgemaks ja professionaalsemaks lihvida enne, kui lõpliku plaani genereerid. Mõtle sellest kui nutikast toimetajast, kes aitab su idee korrektsesse vormi panna.

AI-genereerimine võtab tavaliselt 2–4 minutit ning valmis plaan saadetakse ka sinu e-postile. See, milleks varem kulus päevi — projektikirjeldus, tegevuskava, rollijaotus —, on nüüd mõne minutiga käes.

Projektiassistendi AI on ehitatud nii, et ta ei hakka puudulikku infot ise juurde fantaseerima. AI tugineb sinu sisestatud eesmärgile, väljunditele, nõuete veebiaadressile ja manustele — mida täpsem sisend, seda vähem oletusi. Lõplik otsustus- ja kvaliteedikontroll jääb alati sulle: vaata plaan üle ja paranda vajadusel teksti või ülesandeid.

Jah. AI genereerib su eesmärkide ja valdkonna põhjal loogilise tegevuskava koos etappide ja ülesannetega. See tugineb vastava sektori parimale praktikale, aga sul on täielik vabadus kõike kohandada.

ChatGPT ja sarnased tööriistad loovad vabas vormis teksti. Projektiassistent loob struktureeritud, regulatsioonidega seotud projektiplaani, kus iga samm on loogiliselt põhjendatud. Tulemus on auditikindel ja päriselt juhitav — mitte lihtsalt kena dokument.

Jah. Kui eelarve, tähtaeg, seadusandlus või muu kriitiline eeldus muutub, saad käivitada uue genereerimise. Uuesti genereerimine asendab projektiplaani teksti, aga ülesanded, riskid, kulud ja failid jäävad alles — sa ei pea kõike nullist alustama. Äri paketis saab vajadusel varasema versiooni taastada.

Toetatud on kuus metoodikat: Waterfall, Scrum, Kanban, Hübriid, PRINCE2 ja Lihtne projekt. Metoodika määrab, kuidas AI projektiplaani üles ehitab ja milliseid termineid kasutab. Projekti sisuline loogika jääb samaks.

Jah. Metoodika muudad projekti põhiandmetes — ülesanded, riskid, kulud, otsused ja failid jäävad alles. Kui soovid, et ka projektiplaani tekst järgiks uut metoodikat ja terminoloogiat, genereeri plaan uuesti.

Projekti loomisel valid ühe kaheksast tüübist: IT-arendus, Ehitus, Tootmisprojekt, Juhtimisprojekt, Sisuloome, Konsultatsioon, Kultuuriprojekt või Põllumajandus. Tüüp määrab, millise valdkonna reegleid, termineid ja parimaid praktikaid AI kasutab.

Jah. Kui valid näiteks ehituse või IT valdkonna, kasutab süsteem automaatselt selle sektori ametikeelt ja regulatsioonidele omast sõnavara. Sa ei pea tulemust ise “tõlkima” oma valdkonna keelde.

Jah. Metoodika mõjutab seda, milliseid etappe ja ülesandeid AI plaani koostamisel loob ning milliseid termineid kasutab. Ülesandeid saad igas projektis hallata nii nimekirjas, Gantti ajakavas kui ka Kanban tahvlil.

Süsteem katab juba laia valiku sektoreid, aga kui su valdkond ei ole otseselt esindatud, vali lähim vaste — süsteem kohandab tulemust sinu sisendi põhjal. Valdkondade valikut laiendame pidevalt kasutajate tagasiside põhjal.

Jah, täielik kontroll on sinu käes. Saad muuta tegevusi, korrigeerida ajakava, lisada ressursse ja täiendada ülesandeid. Kõik muudatused kajastuvad automaatselt kogu plaanis.

Saad käivitada uue genereerimise. Süsteem viib olemasoleva sisu uute piirangutega kooskõlla, ilma et peaksid kõike nullist alustama.

Igas paketis jäävad otsused otsuste logisse koos kuupäeva, otsustaja ja põhjendusega ning baseline näitab, kuidas ajakava ja maht algplaanist nihkunud on. Äri paketis salvestab projekti auditilogi olulised muudatused koos tegija ja ajaga ning versioonimuutuste vaates saad varasema versiooni taastada. See tagab selge otsustusjälje, mis on eriti oluline auditeeritavate projektide puhul.

Jah. Igal projektil on staatus: Mustand, Loodud, Aktiivne, Lõpetatud või Arhiveeritud. Staatuse muutmine aitab meeskonnal hoida fookust; arhiveeritud projekt ei loe aktiivsete projektide limiiti. Äri paketi portfellivaade annab juhtkonnale kõigist projektidest ühe ülevaate.

Projektide nimekirjas on otsing ja filtrid oleku, metoodika, tüübi ja keele järgi ning kiirvaated (nt „Minu mustandid“, „Valmis projektid“). Töölaual näed lisaks statistikat, nii et saad olulistest numbritest ülevaate sekunditega.

Sul on kaks valikut: lisa ülesandeid käsitsi või lase AI-l need automaatselt genereerida. AI analüüsib projekti sisu ja valdkondlikke nõudeid ning loob esmalt kõige kriitilisemad tegevused, et saaksid alustada sealt, kus mõju on suurim.

Jah, täielikult. Saad ülesandeid lisada, muuta, kustutada ja ümber sõnastada. Samuti saad määrata igale ülesandele tähtaja, prioriteedi ja vastutaja.

Igale ülesandele saab määrata konkreetse vastutaja. Nii teavad kõik meeskonnaliikmed täpselt, mis on nende ülesanne ja millal on tähtaeg. Vastutusahel on alati läbipaistev.

Mugav märkimissüsteem ja visuaalne edenemisriba näitavad reaalajas, kui suur osa ülesannetest on tehtud. Kiire ülevaade ilma, et peaksid igasse detaili süvenema.

Töölaual näed oma tähtajalisi ülesandeid rühmitatuna: hilinenud, täna ja sel nädalal. Projekti plokk „Tähelepanu vajavad kohad“ tõstab esile hilinenud ülesanded ja kõrged riskid. Äri paketis saad ülesannete tähtajad kalendrivoo kaudu ka oma Google, Outlooki või Apple'i kalendrisse.

AI pakub välja optimaalse teekonna, aga sina oled ekspert. Saad kõik genereeritud ülesanded üle vaadata ja mittevajaliku ühe klikiga eemaldada.

Jah. Kanban tahvlil saad ülesandeid otsida ja filtreerida vastutaja ja prioriteedi järgi ning kuvada ainult hilinenud ülesanded. Nii leiad kiirelt üles need tegevused, mis vajavad kohest tähelepanu.

Jah, igal ülesandel on detailne kirjeldusväli, kuhu saad lisada juhiseid, oodatavaid tulemusi või märkmeid. Nii on vastutajal kogu vajalik info kohe käepärast.

Gantti ajakavas määrad igale ülesandele eelneva ülesande (sõltuvus lõpp → algus) — näiteks, et paigaldust ei saa alustada enne seadmete tarnimist. Sõltuvused kuvatakse nooltena ja kriitilise tee arvutus näitab, millised ülesanded määravad projekti lõpptähtaja ja kui palju ajavaru igal ülesandel on.

Metoodika mõjutab seda, kuidas AI plaani ja ülesanded üles ehitab. Samu ülesandeid näed igas projektis nii nimekirjas, Gantti ajakavas kui ka Kanban tahvlil. Kui vahetad metoodikat, jäävad ülesanded ise alles.

Sisesta kolleegi e-posti aadress, süsteem saadab talle kutse. Kohe saad määrata, millised õigused tal selles projektis on.

Kolm taset: Vaataja (vaatab projekti ja lisab kommentaare), Muutja (muudab ülesandeid ja faile) ning Haldaja (haldab jagamisi ja kõiki projekti seadeid). Äri paketis saad rolliprofiiliga piirata ka üksikuid mooduleid. Nii on info kättesaadav, aga muudatused kontrollitud.

Jah. Kõik, kellega projekt on jagatud, töötavad samas projektis — täiendavad ülesandeid, märgivad neid tehtuks, liigutavad Kanbani kaarte ja lisavad kommentaare.

Jah. Projekti omanikuna saad ühe klikiga muuta kellegi õigusi või tühistada ligipääsu täielikult.

Ei. Turvalisuse ja andmekaitse huvides on jagamine piiratud konkreetsete kasutajatega. Su projekti strateegiline sisu jõuab ainult nendeni, kellele oled isiklikult kutse saatnud.

Need ilmuvad automaatselt su töölauale sektsioonis „Minuga jagatud”. Nii on sul selge ülevaade nii enda loodud kui ka kaasatud projektidest.

Kogu projekti loogika, tegevuskava, otsused ja dokumendid on ühes kohas. Meeskond ei pea otsima infot e-kirjadest ega erinevatest failiversioonidest — Projektiassistent on teie üks tõe allikas.

Jah. Andmete turvalisuse ja vastutusahela tagamiseks peavad kõik kasutajad olema tuvastatud. Projekti muutmiseks on vajalik aktiivne tellimus.

Hetkel on jagamine projektipõhine — meeskonnaliige näeb projekti tervikut. See on teadlik valik, sest ülesande täitja peab mõistma oma tegevuse seost projekti suurema eesmärgiga.

Töölaua „Hiljutine tegevus“ näitab uusi projekte, tehtuks märgitud ülesandeid, kommentaare ja jagamisi. Äri paketis salvestab projekti auditilogi olulised muudatused koos tegija ja ajaga, nii et alati on näha, kes tegi mida ja millal. See hoiab meeskonnas läbipaistvuse ja aitab vältida segadust vastutuse üle.

Jah. Kui märgid projekti loomisel „Vaja lisa rahastust“, arvestab AI plaanis ka rahastusega seotud tegevusi. Plokis „Rahastustaotlus“ sisestad programmi nime (nt EAS, Horizon Europe) ja AI koostab projektiplaani põhjal struktureeritud taotluse, mida saad muuta ja mille staatust (Kavand, Ülevaatusel, Esitatud, Rahuldatud, Tagasi lükatud) jälgida. AI rahastustaotlus on Standard paketis (3 taotlust kuus) ja Äri paketis (piiramatult); prooviperioodil seda ei ole.

Jah, kui annad need ette. Sisesta väljale „Projekti nõuete veebiaadress“ toetusmeetme lehe aadress — AI loeb lehe sisu ja võtab selle plaani koostamisel arvesse. Meetme tingimused, määruse või muu lähtedokumendi saad lisada ka manusena. Lõpliku vastavuse hindab siiski rahastaja, seega vaata tulemus alati üle.

Jah. Ühele projektile saab koostada mitu taotlust eri programmidele. Jaotises „Varasemad taotlused“ on kõik versioonid koos programmi, staatuse ja kuupäevaga.

Jah, kui see on sisendis kirjas. Kirjelda eesmärgis või lisa manusena taotlemise, otsuse ja väljamaksete ajakava — AI arvestab sellega tegevuste järjekorra ja eelarve jaotuse koostamisel.

Load ja kooskõlastused ei ole lisad, vaid projekti loomulik osa. Kui viitad sisendis seadusele, määrusele või vajalikule loale või lisad nõuded failina, arvestab AI neid plaanis ja riskides. Riskiregistris saad iga loa või kooskõlastuse hallata riskina koos omaniku, tähtaja ja maandusplaaniga.

Projektiassistent hoiab auditiks vajaliku jälje ühes kohas: otsuste logi (mida, millal, kes ja miks otsustas), milestone'ide kinnitused koos kinnitaja ja ajaga ning kuluread koos staatuse, tarnija ja arve numbriga. Äri paketis lisanduvad projekti auditilogi, versioonimuutused ja organisatsiooni ühtne audit-ajatelg.

Jah. Nõuded saad siduda verstapostidega — milestone'i kinnitamisel salvestatakse kinnitaja ja aeg. Baseline näitab, kui ajakava või maht on algplaanist nihkunud, ja plokk „Tähelepanu vajavad kohad“ tõstab esile hilinemised ja kõrged riskid.

Projektidokumendi saad eksportida PDF- ja DOCX-vormingus, valides ühe viiest kujundusmallist (Aurora, Ember, Emerald, Graphite, Nordic); enne allalaadimist saad vaadata eelvaadet. DOCX-faili saad Wordis edasi muuta.

Hetkel on võimalik eksportida terviklikke projektikirjeldusi ja tegevuskavu. Üksikute tööülesannete eraldiseisev eksport on funktsionaalsus, mille lisamist kaalume vastavalt kasutajate tagasisidele.

Jah. Lae üles projektiga seotud failid (PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG, TXT; kokku kuni 25 MB projekti kohta) ja hoia kõik ühes kohas. Projekti loomisel lisatud failide sisu kasutab AI ka plaani koostamisel.

Jah. Eksporditud dokument sisaldab projektikirjeldust, tegevuskava, etapid, ajakava, ressursid ja riskianalüüsi — kõik ühes struktureeritud dokumendis, mida saad kohe esitada juhtkonnale, rahastajale või partnerile.

Kasutame kaasaegseid krüpteerimismeetodeid ja rangeid turvastandardeid. Su projektiandmed on konfidentsiaalsed ja kaitstud nii edastamisel kui salvestamisel.

Turvalistes serverites, mis vastavad Euroopa andmekaitsestandarditele (GDPR). See tagab kõrgeima võimaliku privaatsuse ja andmete kättesaadavuse.

Jah. Vastavalt GDPR-ile saad igal ajal oma konto ja kõik seotud andmed jäädavalt kustutada otse konto seadete alt.

Su projektid säilivad arhiivirežiimis — saad neid vaadata ja eksportida. Uute projektide loomiseks ja AI-funktsioonide kasutamiseks on vajalik aktiivne pakett.

Toetame turvalist sisselogimist ja soovitame kasutada tugevaid unikaalseid paroole.

Projektiassistent kasutab projektiplaanide genereerimiseks kolmanda osapoole AI-teenust. Kuigi meie ise su andmeid ei salvesta ega kasuta muul otstarbel, soovitame tutvuda ka AI-teenuse pakkuja privaatsustingimustega. Tundlikke ärisaladusi tasub alati sisestada läbimõeldult.

See sõltub paketist: prooviperioodil saab korraga olla kuni 3 aktiivset projekti, Standard paketis 20 ja Äri paketis 100. Arhiveeritud projektid limiiti ei loe.

Kasutajaliides on eesti, inglise ja vene keeles. Projektiplaani genereerimise keele valid iga projekti juures eraldi, nii et sama meeskond võib koostada dokumente eri keeltes.

Jah. Veebikeskkond on loodud kohanduva disainiga, mis tähendab, et saad projekte hallata mugavalt ka nutitelefoni või tahvelarvuti brauseris.

Võta meiega ühendust platvormil asuva tugivormi kaudu ja vastame esimesel võimalusel. Lisaks on saadaval juhendmaterjalid, mis aitavad süsteemi funktsioone paremini tundma õppida.

Projektiplaan on dokument, mis kirjeldab projekti eesmärgid, ulatuse, tegevused, ajakava, vastutajad, ressursid, eelarve, riskid ja oodatavad tulemused. Selle ülesanne on anda otsustajale või rahastajale piisav alus, et projekt käivitada, rahastada ja hiljem kokku võtta. Pikem juhend koos struktuuri ja näidisega: projektiplaani juhend.

Projektijuhtimine on ajaliselt piiratud ja eesmärgistatud töö kavandamine, elluviimine ja lõpetamine kokkulepitud ulatuse, eelarve ja tähtaja piires. Igapäevatöös tähendab see peamiselt otsuste ettevalmistamist: mis järjekorras tööd käivad, kes mille eest vastutab ja mida teha, kui midagi läheb plaanist teisiti.

Projektijuhtimise tarkvara on programm, kus projekti plaan, ajakava, eelarve, riskid, meeskond ja aruandlus on ühes kohas ja omavahel seotud — muudatus ühes kohas liigub teistesse kaasa. Erinevalt ülesandehaldurist ei ole eesmärk ainult ülesannete märkimine, vaid see, et projekti seisust saaks igal hetkel otsuse teha. Vaata ülevaadet.

Tegevuskava vastab küsimusele „mida me teeme“ — see on nimekiri tegevustest, vastutajatest ja tähtaegadest. Projektiplaan lisab eesmärgid, ulatuse, eelarve, riskid ja mõõdikud, mille põhjal saab otsustada ja rahastust taotleda. Tegevuskava on projektiplaani üks osa.

Gantti graafik on projekti ajakava tulpdiagrammina: iga ülesanne on riba ajateljel, mille pikkus näitab kestust ja asukoht algus- ning lõppkuupäeva. Sõltuvusnooled näitavad, mis peab enne valmima. Vaata Gantt-vaadet.

Kriitiline tee on omavahel seotud tegevuste pikim ahel, mis määrab projekti lühima võimaliku kestuse. Kui kriitilisel teel olev tegevus hilineb päeva võrra, nihkub kogu projekti lõpp päeva võrra — teistel tegevustel on varu, kriitilise tee omadel mitte.

Verstapost on ajakava punkt, kus midagi kontrollitakse või kinnitatakse: etapp on läbitud, tulem üle antud, otsus tehtud. Verstapostil ei ole kestust ja hea verstapost on üheselt kontrollitav — „leping allkirjastatud“, mitte „töö käib“.

WBS (work breakdown structure) on projekti jaotamine hierarhilisteks osadeks: projekt → faas → ülesanne → alamülesanne. Eesmärk on jõuda tasemeni, kus iga töö on hinnatav, kellelegi määratav ja jälgitav. Alles sellel tasemel saab teha realistlikku ajakava ja eelarvet. Vaata ülesannete ja tööjaotuse vaadet.

Riskiregister on tabel, kus iga rida on üks risk koos kirjelduse, mõju ja tõenäosuse hinnangu, prioriteedi, leevendusmeetme ja vastutajaga. Seda uuendatakse kogu projekti vältel, mitte ainult alguses. Vaata riskianalüüsi.

Toetustaotlus on rahastajale esitatav dokument, mis järgib konkreetse programmi struktuuri ja terminoloogiat. Sisu tuleb projektiplaanist: eesmärgid, tegevused, eelarve, indikaatorid ja riskid. Kui plaan on korras, on suurem osa taotlusest juba olemas — vt toetustaotluse kirjutamine.

Lisaks plaani genereerimisele koostab AI igas paketis staatuse kokkuvõtte, genereerib ülesandeid ja pakub vormides täpsemat sõnastust. Standard ja Äri paketis koostab ta projektiplaani põhjal rahastustaotluse. Äri paketis lisanduvad AI projektijuhi kokkuvõte, soovitused (puuduvad tegevused, ülekoormus, riskikohad), what-if simulatsioon ja koosolekumärkmete töötlemine tegevusteks.

What-If näitab, mis juhtub projekti lõpuga, kui üks ülesanne hilineb: vali mõjutatud ülesanne, sisesta viivitus päevades ja näed nihet projekti lõpus. Iga simulatsioon salvestub ajalukku, et saaksid stsenaariume hiljem võrrelda. What-If on Äri paketis.

Jah, Äri paketis. Kleebi koosoleku märkmete tekst ja AI leiab sealt tegevused (ülesanded), otsused ja riskid. Soovi korral lisatakse leitud kirjed kohe projekti; tulemuse vaatad enne üle.

Jah. Eelarvest saab aktiivne juhtimisobjekt: iga kulurida arvestatakse kohe vaba jäägi vastu. Näed reaalajas, kui palju vahendeid on veel vaba, ning hoiatuse, kui kulud ületavad eelarve.

Jah. Iga kulurida sisaldab eraldi netosummat, KM-määra, KM-summat ja brutosummat — KM ja bruto arvutatakse automaatselt. Oluline avaliku sektori ja osaliselt mahaarvatava käibemaksuga projektide jaoks.

Jah. Kui aktiivsed kulud ületavad eelarve, näitab eelarveplokk hoiatust. Näitajad Eelarve kokku, Reserveeritud, Kasutatud ja Vaba jääk uuenevad iga kulureaga ning AI staatuse kokkuvõte arvestab projekti hetkeseisu.

Jah, Äri paketis: personaalsed API tokenid (scope'id, aegumine, Bearer), projekti webhookid (sündmus, siht-URL, salajane token, saatmisajalugu ja korduskatse), Slacki ja Teamsi teavitused ning kalendrivoog.

Jah, Äri paketis. Loo Slackis või Teamsis sissetulev webhook ja kleebi selle URL Projektiassistenti — suuremate projektisündmuste teavitused jõuavad projektiomaniku kanalisse.

Jah, Äri paketis. iCal-kalendrivoo lingi saad lisada Google Calendari, Outlooki või Apple Calendari tellitud kalendrina — ülesannete tähtajad ilmuvad kalendrisse.

Jah, Äri paketis. Tööruum on organisatsiooni või osakonna keskkond, kuhu kuuluvad projektid ja liikmed. Kui kuulud mitmesse tööruumi, vahetad aktiivset tööruumi ühe klikiga ja projekti päises on näha, millisesse tööruumi see kuulub.

Igas paketis on projekti jagamisel kolm õigustaset: Vaataja (vaatab ja kommenteerib), Muutja (muudab ülesandeid ja faile) ja Haldaja (haldab jagamisi ja seadeid). Äri paketis saad lisaks luua rolliprofiile, mis määravad iga mooduli (riskid, audit, AI, webhookid, eksport, workflow) taseme: puudub, vaatamine või haldamine — näiteks raamatupidajal on auditi ligipääs, aga mitte AI-le.

Pakume Standard paketti (29 €/kuu: kuni 20 aktiivset projekti, 100 AI-päringut kuus, AI rahastustaotlus 3 korda kuus) ja Äri paketti (99 €/kuu: kuni 100 projekti, 500 AI-päringut kuus, piiramatu rahastustaotlus, portfell, ressursiplaneerimine, integratsioonid, tööruumid ja rolliprofiilid). Käibemaks lisandub. Tasumine käib Stripe'i kaudu ja tühistatud tellimus kehtib arveldusperioodi lõpuni.

Jah. Uus konto saab 14-päevase prooviperioodi, krediitkaarti ei küsita. Prooviperioodil saad luua 3 projekti ja kasutada kokku 20 AI-päringut; kõik igas paketis olevad funktsioonid (AI projektiplaan, Gantt, Kanban, riskid, eelarve, eksport, jagamine) on kasutatavad. AI rahastustaotlust ja Äri-funktsioone prooviperioodil ei ole.

Jah. Regulaarselt korduvate tööde (kuuaruanded, kvartaliülevaated, iga-aastased auditid) jaoks määrad sageduse ja järgmise tsükli kuupäeva ning valid, kas uus tsükkel kloonib projekti või kasutab malli. Nupp „Loo uus tsükkel“ loob uue projekti, mille kuupäevad on nihutatud järgmisse perioodi.

Jah, Äri paketis. Versioonimuutused näitavad, milliseid välju iga versioon muutis, ja nupuga Taasta lähed tagasi varasema versiooni juurde. Teistes pakettides asendab uuesti genereerimine plaani teksti, kuid ülesanded, riskid, kulud ja failid jäävad alles.