Toetustaotluse eelarve on koht, kus enamik häid projekte punkte kaotab. Idee on tugev, tegevused loogilised — aga eelarves on kulu, mis ei ole abikõlblik, omafinantseering on katmata või käibemaks on valel real. Hindaja ei pea sellist taotlust halvaks; ta lihtsalt ei saa seda täies mahus rahastada.
Mis on abikõlblik kulu?
Abikõlblik on kulu, mille toetuse andja lubab projektist katta. Sõnastus on igas meetmes erinev, aga põhitingimused korduvad peaaegu alati:
- Seos projektiga. Kulu on vajalik projekti tegevuste elluviimiseks ja tulemuse saavutamiseks.
- Abikõlblikkuse periood. Kulu on tekkinud ja tasutud toetuse andja määratud ajavahemikus. Enne perioodi algust tehtud ost jääb tavaliselt sinu kanda.
- Tõendatavus. Kulu on dokumenteeritud — arve, leping, maksekorraldus, vastuvõtuakt.
- Mõistlikkus ja säästlikkus. Hind vastab turuhinnale ja valik on põhjendatud.
- Vastavus reeglitele. Hankekord, riigiabi piirid ja meetme enda erinõuded on täidetud.
Tüüpilised kulugrupid
| Kulugrupp | Mida siia kuulub | Millele tähelepanu pöörata |
|---|---|---|
| Personalikulu | Projektiga seotud töötasu ja maksud | Tööajaarvestus; osalise koormuse põhjendus |
| Sisseostetud teenused | Ekspertteenus, koolitus, arendus, disain | Hinnapakkumised ja valiku põhjendus |
| Materjalid ja seadmed | Vahendid, tarkvara, seadmed | Kas nõutakse amortisatsiooni või lubatakse soetus |
| Lähetused ja üritused | Sõidud, majutus, ruumide rent | Sageli piirmääraga või protsendiga piiratud |
| Kaudsed kulud | Kontor, side, üldhaldus | Tihti ühtse määrana otsestest kuludest |
Sagedasemad mitteabikõlblikud kulud on trahvid ja viivised, laenuintressid, juba varem tehtud kulutused, esinduskulud ning topeltrahastus — sama kulu esitamine kahele rahastajale.
Omafinantseering: kust see tegelikult tuleb
Toetus katab osa projektist, ülejäänu peab tulema sinult. Omafinantseeringu määr sõltub meetmest ja taotlejast, aga oluline on hoopis muu küsimus: kust see raha tuleb ja millal.
- Rahaline omaosalus — oma vahendid, laen või partneri panus. Peab olema tõendatav juba taotlemise hetkel.
- Mitterahaline panus — oma töötajate tööaeg või vara kasutamine, kui meede seda lubab. Vajab arvestusmetoodikat.
- Partneri panus — kokku lepitud partnerluslepingus, mitte suulisel kokkuleppel.
Käibemaks — küsi see kohe ära
Käibemaks on abikõlblik ainult siis, kui taotleja seda tagasi ei saa. Kui oled käibemaksukohustuslane ja arvestad sisendkäibemaksu maha, ei ole see sinu jaoks kulu — ja siis ei tohi see ka eelarves toetatava kuluna kirjas olla. Vale valik selles ühes reas võib tähendada kümnetuhandelist erinevust projekti lõpus.
Reegel: otsusta käibemaksu käsitlus enne eelarve koostamist, mitte pärast. Kogu eelarve tuleb koostada kas käibemaksuga või ilma — mitte segamini.
Rahavoog: toetus tuleb tavaliselt tagantjärele
Enamik toetusi makstakse välja pärast kulu tegemist ja aruande kinnitamist. See tähendab, et projekti peab mõnda aega ise rahastama. Enne taotluse esitamist tasub vastata kahele küsimusele: kui palju raha peab organisatsioonil olema kättesaadav kõige pingelisemal hetkel, ja mis juhtub, kui väljamakse hilineb ühe kuu võrra?
See on koht, kus eelarve jälgimine kuluridade kaupa muutub hädavajalikuks — mitte aruande, vaid maksevõime pärast.
Eelarve, mis läbib hindamise
- Iga kulurida on seotud tegevusega. Kui kulul pole tegevust, mida see toetab, on see hindaja jaoks küsimärk.
- Arvutuskäik on nähtav. Mitte „koolitus 6000 €“, vaid „koolitus 2 päeva × 8 h × 375 €/h“.
- Hinnad on põhjendatud. Pakkumine, hinnakiri või varasem võrreldav ost.
- Eelarve klapib tegevuskavaga ajaliselt. Kulu ei saa tekkida enne tegevust, mis selle põhjustab.
- Reservi ei ole seal, kus seda ei lubata. Ettenägematute kulude rida on paljudes meetmetes keelatud või piiratud.
Kuidas Projektiassistent aitab
Projektiassistent koostab projektiplaani ja eelarve sama sisendi pealt, nii et tegevused, ajakava ja kuluread on omavahel seotud — muutub tegevus, muutub ka kulu. Kuluridade struktuur, käibemaksu käsitlus ja vaba jääk on kogu projekti vältel nähtavad, mitte alles lõpparuande koostamisel. Toetuste juurde jõuad siit: toetustaotluse kirjutamine.
Kokkuvõte
Abikõlblik kulu peab olema projektiga seotud, perioodi sees, tõendatav ja reeglitega kooskõlas. Omafinantseering peab olema kaetud ja tõendatav juba taotlemise hetkel. Käibemaksu käsitlus tuleb otsustada enne eelarve koostamist. Ja rahavoog tuleb läbi mõelda enne, kui projekt algab — mitte siis, kui esimene arve tuleb maksta.
Kui soovid eelarve, mis on tegevustega seotud ja hiljem aruandes jälgitav, alusta siit: projekt2.projektiassistent.ee.