Kõige kallim lause projektis kõlab: „Mina ei teadnud, et see nii otsustati.“ Selle ütleb tavaliselt inimene, kellel on õigus tehtud töö tagasi lükata. Ja ta ütleb selle siis, kui töö on juba tehtud. Sidusrühmade juhtimine ongi tegevus, mille eesmärk on see lause ära hoida.
Kes on sidusrühm?
Sidusrühm on iga inimene või grupp, kes projekti mõjutab või keda projekt mõjutab. Mitte ainult tellija ja meeskond, vaid ka:
- lõppkasutajad, kes hakkavad tulemusega päriselt töötama;
- rahastaja või toetuse andja, kellel on omad tingimused ja aruandlusnõuded;
- tugifunktsioonid — IT, raamatupidamine, hanked —, kelleta miski ei liigu;
- juhtkond, kes otsustab prioriteedid ja ressursid;
- välised osapooled: partnerid, tarnijad, kohalik kogukond, järelevalve.
Reegel on lihtne: kui keegi saab projekti peatada, aeglustada või tulemuse vastu võtmata jätta, on ta sidusrühm — olenemata sellest, kas ta on projektiplaanis kirjas.
Kaardista huvi ja mõjuvõim
Kõiki ei saa ega peagi kaasama ühtemoodi. Klassikaline maatriks jagab sidusrühmad kahe telje järgi: kui suur on nende huvi projekti vastu ja kui suur on nende mõjuvõim.
| Mõjuvõim / huvi | Madal huvi | Kõrge huvi |
|---|---|---|
| Kõrge mõjuvõim | Hoia rahulolevana — lühike ülevaade, ei mingit üllatust | Juhi tihedalt — kaasa otsustesse, kohtu regulaarselt |
| Madal mõjuvõim | Jälgi — üldine info piisab | Hoia informeerituna — nemad annavad sisulist tagasisidet |
See harjutus võtab 20 minutit ja säästab kuid. Enamik hilistest üllatustest tuleb ülemisest vasakust ruudust: kellegi käes on veto, aga keegi ei rääkinud temaga, sest ta ei olnud aktiivselt huvitatud.
RACI maatriks: neli rolli, üks selgus
Kui sidusrühmad on teada, tuleb jagada vastutus. RACI teeb seda nelja rolliga:
- R — Responsible (teostaja). Teeb töö ära. Neid võib olla mitu.
- A — Accountable (vastutaja). Vastutab tulemuse eest ja võtab selle vastu. Neid on täpselt üks.
- C — Consulted (konsulteeritav). Temalt küsitakse arvamust enne otsust. Kahepoolne suhtlus.
- I — Informed (informeeritav). Teda teavitatakse pärast otsust. Ühepoolne suhtlus.
Näide ühe tulemi kohta:
| Tegevus | Projektijuht | Tellija | Arendaja | Raamatupidaja |
|---|---|---|---|---|
| Nõuete kinnitamine | R | A | C | I |
| Tehniline teostus | A | I | R | — |
| Eelarve muudatus | R | A | I | C |
| Tulemuse vastuvõtt | C | A | R | I |
Kolm reeglit, mis teevad RACI kasulikuks
- Igal real täpselt üks A. Kaks vastutajat tähendab, et vastutab null.
- Ära pane kõiki C-sse. Kui iga otsuse eel tuleb küsida kaheksat inimest, ei tehta otsuseid üldse. C on neile, kelle sisend päriselt muudab tulemust.
- Täida see koos, mitte üksi. RACI väärtus ei ole tabelis, vaid vestluses, mis selle täitmisel tekib. Just seal tulevad välja erinevad arusaamad.
Kommunikatsiooniplaan ühe tabelina
Sidusrühmade kaart ja RACI annavad kokku vastuse küsimusele „kes mida ja kui tihti teada saab“. Piisab neljast veerust: kellele, mida, kui tihti, mis kanalis. Näiteks: juhtrühmale kuu staatusaruanne e-postiga; meeskonnale nädalane ülevaade; rahastajale kvartaliaruanne vormil; lõppkasutajatele teade enne käivitamist.
Ilma selleta juhtub tavaliselt üks kahest: kas kõik saavad kõike (ja keegi ei loe) või keegi ei saa midagi (ja kõik on üllatunud).
Kuidas Projektiassistent siin aitab
Projektiassistent seob rollid ja vastutuse otse projekti struktuuriga: igal tulemil ja tööpaketil on omanik, iga oluline otsus jõuab otsuste logisse koos põhjendusega. Nii on kolme kuu pärast võimalik vastata küsimusele „kes selle kinnitas ja mille alusel“ — ilma vanu e-kirju otsimata. Vaata ka projektijuhi ülesandeid.
Kokkuvõte
Sidusrühmade juhtimine ei ole diplomaatia, vaid riskijuhtimine. Kaardista, kellel on huvi ja kellel mõjuvõim, jaga vastutus RACI abil nii, et igal otsusel oleks täpselt üks vastutaja, ja lepi kokku, kes mida millal teada saab. Siis ei tule keegi kaks kuud hiljem ütlema, et tema ei teadnud.
Kui soovid, et vastutus ja otsused oleksid ühes kohas kirjas, alusta siit: projekt2.projektiassistent.ee.