Ajakava võib olla laitmatu ja siiski võimatu. Piisab sellest, et kolmel paralleelsel ülesandel on sama tegija. Gantti graafikul näevad need read välja ilusti kõrvuti — päris elus tähendavad nad, et üks inimene peaks töötama kolmekordse koormusega. Ressursiplaneerimine on see osa planeerimisest, mis selle vastuolu välja toob.
Tegelik võimekus ei ole 40 tundi nädalas
Kõige levinum planeerimisviga on eeldada, et täiskohaga töötaja annab projektile 40 tundi nädalas. Reaalsuses kaovad tunnid enne, kui projektitöö üldse algab:
| Mis kulub | Tüüpiline maht nädalas |
|---|---|
| Koosolekud ja sisekommunikatsioon | 4–8 h |
| Igapäevane liinitöö, mis ei kao projekti ajaks | 5–15 h |
| Katkestused, kontekstivahetus, ootamine | 3–5 h |
| Puhkused, haiguspäevad, koolitus (aasta lõikes) | ~10% aastast |
Praktiline rusikareegel: planeeri täiskohaga inimesele projektitööd 25–30 tundi nädalas, mitte 40. Kui plaan eeldab rohkemat, ei ole see ambitsioonikas — see on juba hilinenud.
Neli asja, mida ressursivaade näitab
- Ülekoormus. Kellel on korraga rohkem tööd, kui ta füüsiliselt jõuab.
- Alakasutus. Kes ootab tööd, mida keegi ei ole ette valmistanud.
- Pudelikael. Üks inimene, kelle kaudu käib liiga suur osa projektist — tavaliselt see, kes „teab kõike“.
- Konflikt projektide vahel. Kaks projektijuhti planeerivad sama inimest samale nädalale, kumbki teisest teadmata.
Neljas punkt on ainus, mida ühe projekti vaates üldse näha ei ole. Selleks on vaja portfellivaadet — kõik projektid korraga, inimeste kaupa.
Kuidas ülekoormust lahendada
Kui ülekoormus on tuvastatud, on lahendusi neli — ja neist ainult üks ei ole kompromiss:
- Tasanda koormus. Nihuta ülesandeid, millel on varu, hilisemaks. See ei muuda tähtaega, kui liigutatav töö ei ole kriitilisel teel.
- Lisa ressurssi. Toob kaasa kulu ja sissetöötamise aja — uus inimene ei ole kohe täisvõimsusel.
- Vähenda ulatust. Kõige kiirem ja kõige ebapopulaarsem. Nõuab tellija otsust.
- Pikenda tähtaega. Aus lahendus, kui teised kolm ei tööta.
Ainus variant, mis ei ole lahendus, on eeldada, et meeskond teeb selle ületundidega tasa. See toimib kuu, mitte kvartali.
Oskused ei ole vahetatavad
Ressursiplaneerimine ei ole ainult tundide jagamine. Kaks inimest sama ametinimetusega ei ole sama ressurss. Kui planeerid ainult koormust ja ignoreerid oskusi, saad plaani, mis on tabelis tasakaalus ja praktikas ummikus.
Sama kehtib kriitilise teadmise kohta: kui üks inimene on ainus, kes midagi oskab, on ta ühtaegu pudelikael ja risk. See kuulub riskiregistrisse, mitte ainult ressursiplaani.
Nädalane rutiin, mis hoiab koormuse kontrolli all
- Vaata järgmise kahe nädala koormust inimeste kaupa — mitte kogu projekti oma.
- Otsi ridu, kus planeeritud tunnid ületavad reaalse võimekuse.
- Kontrolli, kas ülekoormatud ülesanne on kriitilisel teel. Kui ei ole, nihuta.
- Kui on, tee otsus kohe: ressurss, ulatus või tähtaeg.
- Räägi see meeskonnaga läbi. Inimene, kes teab, et tema koormust jälgitakse, ütleb probleemist varem.
Kuidas Projektiassistent aitab
Projektiassistendis on ülesannetel omanikud ja hinnangud, seega töökoormus ei ole eraldi tabel, vaid tuleb otse projektiplaanist. Kanban-laud näitab, kui palju tööd on korraga käigus, Gantti vaade aga seda, kus ülesanded kattuvad. Portfellivaade toob esile, kus sama inimene on planeeritud mitmesse projekti korraga — enne kui see nädalaplaanis välja lööb.
Kokkuvõte
Ressursiplaneerimine algab ausast võimekusest: 25–30 tundi projektitööd nädalas, mitte 40. Vaata koormust inimeste, mitte ülesannete kaupa, otsi pudelikaelu ja projektidevahelisi konflikte, ning kui ülekoormus tekib, tee otsus — tasanda, lisa, vähenda või pikenda. Kõik neli on parem kui vaikiv lootus.
Kui soovid näha, kes on tegelikult üle koormatud, alusta siit: projekt2.projektiassistent.ee.